青岛会议会务的流程简介
发布日期:[2016-12-28]   共阅[]

       会议是公司的一部分,公司的许多重大决策都是通过会议产生的。会议召开的成功与否关系比较重大,在一定程度上来说会开好了,工作也就做好了。那么,单位负责安排会务的办公室该如何做好会务工作呢?下面就让专业于青岛会议会务的青岛盟友助力为大家介绍一下。
 
1、敲定议程:
要召开会议,首先就要明确在会议上进行研究什么内容,这需要在会前就研究决定。首先是办公室主任要和单位的领导们进行协商,研究决定开会的议题,然后要求议题写出会议议程。
 
2、确定时间、地点及参会人员:
要召开会议就必须确定召开会议的时间,这就要求办公室主任要和领导们进行协商,定出合适的开会时间,避免领导们没有时间参会;根据会议的规模和议题确定开会的地点和参会人员。
 
3、通知参会:
当确定了开会议题、时间、地点和参会人员之后,负责会务的办公室就要及时通知参会人员了。一般来说,通知参会人员时要列出一张名单,然后一个一个地打电话通知,对于暂时无法联系上的人员和因故不能参加会议的要做出备注说明,之后要统一向领导报告。
 
4、准备材料:
从事办公室的人员都清楚,每召开一次会议都十分耗费精力,尤其是准备会议材料更是一项复杂的脑力劳动,在会前一定要和领导沟通好会务材料的准备工作及其主要侧重点,努力起草好会议文件以及领导的主持词以及讲话稿。
 
5、布置会场:
会议能否开成功,需要做好许多细节工作,其中最关键的是要做好会场布置,包括:座位的安排及座签的摆放、会议签到、音响和麦克风的调试、会标的张贴或者显示等等。这些细节问题办公室工作人员一定要提前布置,并仔细核对,确保万无一失。
 
 
6、做好记录:
在开会过程中,一定要做好会议记录,包括:书面记录、图片记录和视频记录,以备以后查询。这就要求办公室一定要安排一名文字功底深,善于总结概括的人员来负责会议的记录,并安排一名会照相的工作人员来照相,安排一名工作从来来摄像。
 
    以上六点是青岛会议会务中不可或缺的几项内容,希望多少对大家有所启发和帮助。

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